Národní ekonomická rada vlády (NERV) přijala na svém dost možná posledním zasedání v dnešní podobě důležitý závěr. Členové NERV a zástupci podnikatelů podpořili nápad, aby se u veřejných zakázek používaly elektronické faktury. Nejde ale o něco jako naskenované PDF, nýbrž o strukturovaná data, která jsou bez problému čitelná pro počítač i člověka.
Seberafinovanější systémy na zadávání veřejných zakázek, jako jsou například elektronická tržiště, mají totiž jednu podstatnou trhlinu. Je sice možné zveřejnit podrobnosti zakázky tak, aby se k nim všichni potenciální uchazeči mohli dostat ve stejnou chvíli a aby se nabídky či připomínky objevovaly veřejně na webu. Ale informace o tom, kolik skutečně zakázka ve výsledku stála (zejména u dlouhodobých zakázek, kde se doba realizace počítá na léta), se nacházejí někde jinde. Konkrétně v účetnictví toho, kdo zakázku vypsal.
„Zavedení elektronických faktur může zprůhlednit závěrečnou fázi u veřejných zakázek. Tedy poskytnout data o platbách, která půjde bez problému třídit nebo v nich vyhledávat,“ říká ekonom a člen NERV Michal Mejstřík.
e-Faktura pro Evropu
Tématem se zabývá i Evropská komise, která před několika dny předložila návrh směrnice o elektronické fakturaci při zadávání veřejných zakázek. Obecně je cílem komise veřejné zakázky zcela digitalizovat, a to od zadávací dokumentace až k poslední faktuře. Dobře připravené systémy totiž kromě transparentnosti přinášejí i značné úspory v administrativě. Návrh musí projednat Rada ministrů a Evropský parlament.
Zcela digitalizovat veřejné zakázky, a to od zadávací dokumentace až k poslední faktuře, je i cílem Evropské komiseVýsledkem snažení by časem mělo být něco, co by se dalo nazvat elektronickou fakturou pro Evropu. V současnosti existuje nespočet různých národních i mezinárodních standardů pro elektronickou fakturaci. Společný mají prakticky pouze cíl, tedy umožnit různým ekonomickým softwarům vzájemnou komunikaci. Časem by z těchto standardů měl vzejít jeden.
V Česku je v tomto směru nejdál formát ISDOC, který kromě faktur v poslední verzi č. 6 umožňuje i tvorbu objednávek. Faktury v tomto formátu jsou čitelné všemi softwary, jejichž výrobci se k projektu připojí. V současnosti tak učinilo bezmála padesát firem, mezi kterými jsou i giganti jako SAP či Microsoft. Jak jsme uvedli již dříve, je to právě ISDOC, který by měl u veřejných zakázek figurovat. Právě tímto formátem se NERV zabýval.
„Než ale bude možné něco takového zavést plošně, musejí se analyzovat dopady. Pro firmy, které mají ekonomický software, je ISDOC zřejmě nejjednodušší cesta, protože většina u nás používaných systémů tento formát podporuje. Ale je třeba zjistit, jak to dopadne na firmy, které mají jiný software, případně žádný. Aby to pro ně nebyla zátěž. Dále je zde otázka evropského práva, protože je nutné vyhodnotit, jestli by zavedení plošné povinnosti nebylo diskriminační pro zahraniční uchazeče,“ dodává Mejstřík.
Je ale třeba poznamenat, že některé státy EU (například Dánsko) už elektronickou fakturaci u veřejných zakázek v různých formách zavedly a právní problém nenastal. V deklaraci k formátu ISDOC navíc stojí, že se veškeré konání bude koordinovat s kroky Evropské unie, což se v současnosti děje.
Fakturace v přílepku
Veřejné zakázky má v gesci ministerstvo pro místní rozvoj (MMR), které také spravuje zákon o veřejných zakázkách. Právě v něm by se teoreticky povinnost fakturovat elektronicky mohla objevit. „Ministerstvo pro místní rozvoj dlouhodobě podporuje všechny procesy elektronického zadávání veřejných zakázek, a to včetně navazujících činností (e-fakturace), proto ministerstvo zajišťuje účast ČR v iniciativách a projektech zaměřených na zajištění souladu elektronického zadávání veřejných zakázek v ČR s řešením v EU,“ uvedla na dotaz ČESKÉ POZICE Katrin Nguyenová z MMR. Dodala, že možnost předepsat dodavateli povinnost fakturovat elektronicky je v zákoně zakotvena už dnes.
Nikoli povinnost, ale aspoň možnost uložit dodavateli povinnost fakturovat elektronicky je v zákoně zakotvena už dnesParadoxní je, že se tato možnost do zákona nedostala díky ministerstvu pro místní rozvoj, ale až při projednávání ve sněmovně formou přílepku poslance Jaroslava Krupky (ODS), který se touto problematikou dlouhodobě zabývá a patří k zastáncům elektronizace státní správy. Nicméně zadavatelé tuto možnost využívají jen minimálně, přestože všechna ministerstva mají pokročilé ekonomické systémy, pro které je přijetí elektronické faktury hračka.
Úvahy se tedy stáčejí směrem k povinné fakturaci v elektronické podobě. „Jak dokazují příklady ze zahraničí, právě mandatorní elektronická fakturace je klíčový moment. Jakmile ji stát zavede pro veřejné zakázky, je to velký signál i pro soukromou sféru a během zhruba jednoho roku roku daná země z velké části přejde na tuto formu komunikace. Ukázkovým příkladem je Dánsko, které ji zavedlo již v roce 2003,“ říká Petr Kuchař z ABRA Software a ICT Unie, který Českou republiku zastupuje v Mnohonárodním fóru pro e-fakturaci, což je poradní orgán Evropské komise.
Úvahy nad povinností fakturovat elektronicky se v Česku objevují již delší dobu, ale zatím bez hmatatelných výstupů. Jednou z iniciativ je snaha Rady vlády pro konkurenceschopnost a informační společnost, která ve svém plánu pro koordinace státního IT se zavedením elektronických faktur u IT zakázek počítá. Nyní přibylo doporučení NERV, že toto je správná cesta. Klíčovou otázkou zůstává, jak se k elektronické fakturaci postaví budoucí vláda a možná i budoucí sněmovna.
Kdo to státu spočítá?
Co by se vlastně s daty z faktur dalo dělat? Samotné jejich zavedení je ekonomicky nenáročné. Úprava softwaru na příjem nebo vystavení elektronických faktur je většinou otázkou balíčku aktualizací, které výrobci softwaru zpravidla poskytují v rámci běžné podpory. Horší je to s vyhodnocením dat, protože nástroje na statistické přehledy jsou poměrně drahá záležitost.
Řada iniciativ, které se zabývají využitím otevřených dat, by se balíku strukturovaných údajů jistě chopila
Obava je to cekem zbytečná. S ohledem na to, kolik iniciativ se zabývá otevřenými daty a jejich využitím, se pravděpodobnost, že by se někdo balíku strukturovaných dat nechtěl chopit a potřebné statistiky udělat, blíží nule. Příkladem budiž obchodní rejstřík. V době jeho zavádění se uvažovalo o tom, že by jeho podoba byla podstatně velkorysejší včetně vizualizace obchodních vztahů. Nakonec se na webu objevila jen prostá verze, kterou ale převzal soukromý sektor a vizuální obchodní rejstřík už dávno existuje a nestojí státní rozpočet ani korunu.
Další otázkou je, z čeho vlastně by plynuly úspory. Že by se daly snadněji odhalit předražené zakázky, je evidentní. Dále je to administrativa, protože už samotný fakt, že elektronickou fakturu není nutné přepisovat do účetnictví, ale načte se sama, šetří čas, a tedy i peníze. Ani náklady na tisk a papír nejsou při velkém objemu faktur (každé ministerstvo jich ročně vyřídí desítky tisíc) zanedbatelné. Podle analýzy ICT Unie, která formát ISDOC od roku 2007 vyvíjí, dosahuje úspora při nevystavení papírové faktury 28 Kč na straně výstavce a 23 Kč na straně příjemce.
Nabízejí se pochopitelně i personální úspory, protože lidi, kteří dnes tráví pracovní dobu přepisováním a tříděním faktur, je možné zařadit na užitečnější práci, nebo propustit.
Nalezne budoucí vládnoucí garnitura vůli se této myšlenky chopit? Jelikož pro plošné zavedení povinnosti fakturovat státu elektronicky je potřeba změnit některé zákony, bez souhlasu politických nebo úřednických špiček se to neobejde.