Individuální práce patří domů, udělejme z kanceláří místo setkávání

Kombinace práce ve firmě a z domova, flexibilní pracovní prostředí a „něco navíc“, co by zaměstnance přimělo se do práce těšit. To jsou kanceláře budoucnosti dle Apoleny Weissové, konzultantky poradenské společnosti Capexus. „Možnost volby, kde a kdy budete pracovat, je nejlepší pro všechny, introverty i extroverty. Zvyšuje produktivitu i kreativitu,“ říká v rozhovoru.

LIDOVÉ NOVINY: Jaký měla pandemie a práce z domova vliv na plánování kanceláří?

WEISSOVÁ: Zásadní. Ukázalo se, že jsme měli pravdu, když jsme firmám dlouho před covidem tvrdili, že kanceláře kvůli digitalizaci mění svůj účel. Už dlouho nebylo třeba tam chodit dělat individuální práci. Chodili jsme tam především kvůli ostatním lidem a ze zvyku.

LIDOVÉ NOVINY: Nebylo to tím, že to chtěli šéfové?

WEISSOVÁ: Snažíme se pracovat s personálními odděleními, aby mohli přejít na řízení na důvěře. Odvedenou práci mohou ověřovat i jinak, než hlídat, kdo sedí za stolem v kanceláři. Firmy se nechtěly tolik měnit. Říkaly, že jim to nějak funguje. Museli jsme je složitě přesvědčovat, že změnou zvýší produktivitu i kreativitu. Že když budou využívat i práci na dálku, bude to pro ně mnohem efektivnější než práce v open space, který nevyhovuje všem, stejně jako nevyhovuje všem práce z domova. Efektivní je kombinace a možnost volby.

LIDOVÉ NOVINY: Díky pandemii firmy zjistily, že lidé mohou pracovat na dálku?

WEISSOVÁ: Lidé si vyzkoušeli, že to jde úplně v pohodě. Někteří si to oblíbili, dnes chtějí být dva tři dny v týdnu doma a zbytek v kanceláři. Tam půjdou kvůli lidem, a ne dělat soustředěnou práci. To slyšíme ze všech stran.

LIDOVÉ NOVINY: Ozývají se firmy, že chtějí kvůli nové situaci kanceláře přepracovat?

WEISSOVÁ: Takových je poměrně dost. Kanceláře, které jsme navrhli jako flexibilní ještě před covidem, například pro UniCredit Bank nebo T-Mobile, jsou na tuto dobu připravené. Manažeři dnes především chtějí, aby se jim lidé po dlouhé práci z domova vrátili. Jeden náš klient řekl, že aby lidé mohli pracovat na dálku, musejí se dobře znát nablízko. Potřebují, aby měli mezi sebou vytvořené vztahy, aby spolupracovali. Proto je nyní musejí nalákat zpátky. Nebude však fungovat, když návrat do kanceláře zaměstnancům někdo nařídí.

To není správný způsob. Hledáme, co by lidé chtěli, a proč by přišli zpátky. Nemusí to být jen v uspořádání kanceláře. Mohou to být společné snídaně, společné lekce jógy nebo další akce. Je třeba vytvářet v kancelářích prostory, kde se mohou lidé setkávat a seznamovat. Proto se mají měnit na klubovny. Velké firmy, jako je Google nebo Microsoft, mají flexibilní pracoviště už dlouho a řeší štěstí zaměstnanců, plní lidem přání. Když chtějí mít maséra, dají jim ho.

LIDOVÉ NOVINY: Zmenšují firmy své prostory, když počítají s tím, že část lidí bude pracovat z domova?

WEISSOVÁ: Máme případy, že chtěli původně víc prostor, kvůli covidu je zmenšili, ale teď mají více peněz na úpravy. Firmy začínají chápat, že důležitá je kvalita, nikoli kvantita. Dříve v rozpočtu škrtaly a někdy nezbyly peníze na opatření, která byla pro zaměstnance důležitá, aby se jim pracovalo lépe.

LIDOVÉ NOVINY: Co se musí změnit, aby lidé mohli více pracovat z domova?

WEISSOVÁ: Nastupují hybridní pracoviště. Ta umožní, že z kanceláře bude pracovat jen část týmu a část odkudkoliv. Technologie musí umožnit, aby ten, kdo pracuje na dálku, byl plnohodnotný člen týmu, aby byl na velké obrazovce, aby byl v prostoru dobrý mikrofon a dobrá kamera.

LIDOVÉ NOVINY: Jak se mění kanceláře?

WEISSOVÁ: Navrhujeme je jako ekosystém, kde jsou různé zóny, a už se nesoustřeďujeme na to, aby každý měl své místo. Musíme zjistit, co přesně lidé potřebují a chtějí. Co firma dělá, jaké mají zaměstnanci rutiny. Třeba aby ti, kdo více telefonují, neseděli blízko těch, kdo potřebují pracovat soustředěně. Pokud tým potřebuje spolupracovat, umíme navrhnout vhodná místa pro porady.

Například náš klient Productboard si uvědomil, že jim nevyhovuje open space s pár zasedačkami. Že se lidé potřebují více potkávat. A tomu se přizpůsobily i jejich kanceláře. Změnily se z open space, kde má každý své místo, na velmi flexibilní prostor. Jsou tam telefonní budky, místa na soustředění nebo na práci ve dvou.

LIDOVÉ NOVINY: Ověřujete, že to funguje?

WEISSOVÁ: Musíme lidem vysvětlovat, jak je to myšleno, jak to má fungovat. Záměr architektů může skončit neúspěchem, nenecháváme to náhodě. Se zaměstnanci se bavíme předem. Doptáváme se, jak pracují. Ověřujeme, zda takový prostor potřebují. Pokud tým dělá především tichou práci, nepotřebuje zvláštní místo, kde bude mít klid. Vytíženost zasedacích místností měříme a podle toho navrhujeme jejich počet.

Čidly monitorujeme, kolik je tam lidí. Někdy se ukáže, že třeba nepotřebují tolik zasedačky pro šest lidí, protože se většinou scházejí po dvou. Tak to upravíme. Spousta schůzek nemusí probíhat v zasedačkách. Lidé se mohou potkat i neformálně v kavárně nebo v klubovně.

LIDOVÉ NOVINY: Existuje něco, co vypadalo jako dobrý nápad, ale firmě nevyšlo?

WEISSOVÁ: Každá nedomyšlená idea může skončit špatně. Můžeme s architekty vymyslet pracovní prostředí, které bude moderní a futuristické, ale všechno bude fungovat jinak. Pokud se firma chce změnit, musí změnu řídit. Je důležité správně komunikovat, proč se změny dějí. Co je účel, aby tomu všichni rozuměli. Nemůžeme také navrhovat flexibilní koncept pro firmy, kde šéf lidi nutí, aby pracovali na jednom místě.

Problémem může být i to, když je velikost kanceláře i stolu způsobem odměňování zaměstnanců. Firmy musejí najít jiný způsob, jak lidi ocenit za jejich práci, než jim dát kancelář. Další příklad je špatně pochopená flexibilní kancelář. Bohužel se často setkávám s tím, že firmy si to zaměňují se sdílením pracovních stolů, bez jakékoli přidané hodnoty. Lidé si jen mohou vybrat místo, ta jsou ale stejná.

Ve flexibilních kancelářích nemáte své místo, ale spoustu možností, kde můžete pracovat. Například takzvané knihovny, kavárny, lobby, místa na soustředění, nově i zenové zahrady s bílým šumem na pozadí. Každý si může zvolit, co mu vyhovuje. I z průzkumů vychází, že možnost volby, kde a kdy budete pracovat – jestli s kolegy, nebo o samotě v klidu –, je nejlepší pro všechny, pro introverty i extroverty.

LIDOVÉ NOVINY: Co když si někam sednu a tam už budu stále?

WEISSOVÁ: To je v pořádku. Řada lidí si vybere jedno místo, třeba po tom, co si jich několik vyzkouší. Rozdíl je ale, když šéf řekne, tak a tady budeš sedět. Zrovna to bude žena, na kterou tam bude foukat klimatizace a bude tam nešťastná, ale netroufne si říct, že jí je tam zima. Každý by tedy měl mít možnost si sám vybrat, kam a vedle koho si sedne. Ale aby toto všechno fungovalo, potřebujete mít skříňky na osobní věci.

Často se nám stávalo, ještě před covidem, že firma chtěla ušetřit na nájmu, proto zmenšili prostory a řekli, že sdílení je trend a že se lidé mohou střídat. Jenže neudělali žádné skříňky, neudělali kanceláře ničím lepší. Nedali tam telefonní budky ani další důležité věci. Když lidem něco berete, například jejich stůl, musíte jim za to něco vrátit. Může to být lepší a větší kuchyňka, kavárna. Museli jsme firmám vysvětlovat, že jinak budou lidé jen naštvaní.

LIDOVÉ NOVINY: Jsou obory, které vaše služby využívají více než jiné?

WEISSOVÁ: To se takto nedá říci. Platí ale, že firmy, jež chtějí nejlepší zaměstnance, vědí, že pracovní prostředí je třetí nejdůležitější kritérium pro výběr pracovního místa. Takže je to pro ně větší priorita. Ještě před několika lety šlo především o IT firmy, dnes už mezi obory takový rozdíl není.

LIDOVÉ NOVINY: Mění se nadále navrhování kanceláří, nebo už lze říct, že se našel ideální stav?

WEISSOVÁ: Vše se rychle posunuje. Například roste potřeba firem komunikovat pomocí virtuálních studií. Je to ohromný trend. Velké téma prostory pro handicapované. A to nemyslím jen vozíčkáře, jsou lidé po onkologických operacích, s depresemi, s migrénou, je to 13 procent obyvatel, je dobré na ně myslet. Navrhují se už i spací místnosti, i to je velmi důležité, aby člověk, na kterého přijde migréna, a nemůže ani vidět, si mohl jít na chvíli lehnout.